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Fil d'informations RSSL'ASSOCIATION DES ETUDIANTS ET DIPLOMES EN ARCHIVES DE L'UNIVERSITE LILLE 3
ARCA-Lille est une association d'étudiants et de diplômés
en archives de l'Université de Lille 3
qui a pour but de créer un réseau de communication
et d'entraide entre ses membres
ainsi que promouvoir notre master professionnel
auprès d'un public le plus large possible.
Par ailleurs, l'association désire offrir aux étudiants
l'opportunité de rencontrer des professionnels du milieu
et de visiter des centres d'archives
pour connaître la diversité des archives
et les différentes facettes du métier.
Afin de mieux comprendre qui nous sommes,
voici ci-dessous les statuts de notre association.
Statuts de l’Association
TITRE I : Constitution, objet, siège social, durée.
Article 1 : Constitution
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et ses décrets, ayant pour titre « ARCA-Lille » (Association des étudiants et diplômés en archivistique de Lille 3). La durée de l’association est illimitée.
Article 2 : Objet
Cette association a pour objet :
- de promouvoir le Master professionnel Monde du Travail : Mémoire et patrimoine de l’Université de Lille 3 ;
- de faciliter l’insertion des jeunes diplômés dans la profession, et de suivre l’évolution des carrières professionnelles des anciens étudiants de la formation ;
- de diffuser un bulletin d’informations ;
- de mettre à la disposition des adhérents des périodiques et de la documentation professionnelle ;
- d’entretenir des relations avec les services d’archives, avec les responsables des formations proches, et avec les associations professionnelles nationales et internationales ;
- de soutenir des initiatives pouvant aider à la réalisation de l’objet de l’association.
Article 3 : Siège social
Le siège social est fixé à l’UFR Sciences Historiques, Artistiques et Politiques, situé au Rue du Barreau, BP 60 149, 59 653 Villeneuve d’Ascq.
TITRE II : Composition
Article 4 : Composition
L’association se compose de membres d’honneur, de membres bienfaiteurs, de membres actifs, de membres passifs et de membres associés.
- sont membres d’honneur les personnes qui ont rendu des services signalés à l’association ; ce titre est conféré par le conseil d’administration ; les membres d’honneur sont dispensés de cotisation ; ils n’ont pas le droit de vote lors de l’assemblée générale ;
- sont membres bienfaiteurs les personnes qui versent une somme supérieure à la cotisation annuelle fixée chaque année par l’assemblée générale ;
- sont membres actifs les étudiants, anciens étudiants et diplômés de la formation en archivistique de l’Université de Lille 3 (Master), qui ont pris l’engagement de verser une cotisation dont le montant est fixé par l’assemblée générale, qui participent régulièrement aux activités et contribuent à la réalisation des objectifs de l’association ;
- sont membres passifs les autres adhérents de l’association qui s’acquittent uniquement d’une cotisation annuelle ;
- sont membres associés les professionnels des archives non diplômés de l’université de Lille 3, les personnes morales ou physiques gérant des archives, ou concernés par un but analogue ou complémentaire. Ces membres associés versent la même cotisation que celle demandée aux membres actifs. Ils n’ont pas le droit de vote lors de l’assemblée générale.
Article 5 : Admission des membres
Toute adhésion ne pourra être effectuée que sur demande écrite du demandeur, et après règlement du montant de la cotisation. L’adhésion est annuelle et renouvelable en septembre. Toute adhésion intervenant en cours d’année expire au mois de septembre suivant. L’admission des membres d’honneur est prononcée par le conseil d’administration. Chaque membre s’engage à respecter les présents statuts à l’entrée dans l’association.
Article 6 : Perte de la qualité de membre
La qualité de membre de l’association se perd par :
- la radiation prononcée pour non-paiement de cotisation ;
- la radiation prononcée par le conseil d’administration pour infraction aux présents statuts ou pour motif grave portant atteinte et préjudice moral à l’association ;
- la démission écrite adressée à la présidence de l’association ;
- le décès.
Avant une éventuelle décision d’exclusion ou de radiation, le membre concerné est invité à fournir au préalable des explications écrites au conseil d’administration.
TITRE 3 : Administration et fonctionnement
Article 7 : Composition du conseil d’administration
L’association est administrée par un conseil d’administration. Celui-ci est composé :
- d’un bureau – lui-même constitué d’un président , d’un secrétaire, d’un trésorier et d’un vice-président, et éventuellement d’un président d’honneur, d’un secrétaire adjoint et d’un trésorier adjoint, tous choisis en son sein ;
- des responsables de commissions ;
- ainsi que des représentants des étudiants des deux promotions en cours dans l’année, et des représentants des diplômés sortis de la formation.
Article 8.1 : Renouvellement du bureau
L’assemblée générale élit au scrutin secret les membres du bureau. Le bureau est renouvelé chaque année entièrement.
Les candidatures au renouvellement des membres du bureau sont individuelles. Elles doivent être adressées par écrit au président de l’association (document daté et signé par le candidat), et lui parvenir trois semaines plus tard avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée générale, afin de disposer d’un délai suffisant pour avertir chaque membre de l’association de ces candidatures.
Article 8.2 : Vacance de poste au sein du bureau
En cas de vacance de poste au sein du bureau, le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres jusqu’à la prochaine assemblée générale.
Article 9 : Représentants de promotion
Les représentants des promotions en cours (Master 1 et 2) sont choisis au sein de chacune de celles-ci par les autres étudiants, qu’ils soient membres ou non de l’association, et participant au conseil d’administration.
Le choix de ces deux représentants peut se faire par le biais d’élections ou par simple désignation, de la part d’une majorité d’étudiants au sein des promotions. Dans un cas comme l’autre, les représentants adressent au président du bureau de l’association un procès-verbal notifiant la date, l’élection/désignation, leur nom et signature.
Les diplômés sont appelés à élire par correspondance deux représentants pour un an. A l’issu de ce mandat, ces représentants peuvent abandonner leur rôle, ou être réélus. Ils peuvent se présenter une fois au maximum.
Article 10 : Réunion du conseil d’administration
Le conseil d’administration se réunit sur convocation écrite du président de l’association, ou sur demande d’au moins la moitié de ses membres, et au moins une fois par an.
La présence de la moitié plus un au moins de ses membres est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse délibérer valablement.
La présence des représentants des deux promotions en cours et des diplômés, et celle des responsables de commission est obligatoire lors de la tenue du conseil d’administration.
Les délibérations sont prises à la majorité des voix ; en cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.
Article 11 : Pouvoirs du conseil d’administration
Le conseil d’administration est investi d’une manière générale des pouvoirs les plus étendus dans la limite des buts de l’association et dans le cadre des résolutions adoptées par les assemblées générales. Il surveille notamment la gestion des membres du bureau. Il peut suspendre certains de ceux-ci en cas de faute grave. Il autorise le président et le trésorier à faire toutes opérations financières reconnues nécessaires pour les objectifs de l’association.
Article 12 : Attributions du bureau
Le bureau du conseil d’administration est chargé des attributions suivantes :
- le président, ou à défaut le président d’honneur ou l’un des vice-présidents, dirige les travaux du conseil d’administration et assure le fonctionnement de l’association qu’il représente en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il soumet un rapport moral sur l’activité de l’association lors de l’assemblée générale.
- Le vice-président, suppléant du président.
- le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance, et rédige les procès-verbaux des séances du conseil d’administration et de l’assemblée générale, éventuellement avec l’aide du secrétaire-adjoint ;
- le trésorier tient les comptes de l’association, éventuellement avec l’aide d’un trésorier adjoint. Il effectue tous les paiements et perçoit les recettes, sous la surveillance du président. Le trésorier rend compte de sa gestion, et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée générale. Il établit un budget prévisionnel.
Article 13.1 : Composition et réunion de l’assemblée générale
L’assemblée générale ordinaire se compose de tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils soient affiliés (en restriction de l’article 4). L’assemblée générale se réunit une fois par an. Quatre semaines au moins, et deux semaines au plus tard avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par écrit. Doit figurer sur la convocation l’ordre du jour et fixé par le conseil d’administration.
Article 13.2 : Vote par correspondance
Un membre absent lors de l’assemblée générale peut voter par correspondance à l’aide d’un bulletin anonyme, qui mentionne le sujet des questions pour lesquelles il faut délibérer, et, le cas échéant, les noms des personnes se portant candidates pour le renouvellement du bureau. Un bulletin de vote par correspondance est adressé à chaque membre de l’association, deux semaines au moins avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée générale.
Ce bulletin est à renvoyer sous enveloppe cacheté (avec la mention au verso « Assemblée générale-vote par correspondance ») à l’adresse du siège social de l’association (voir l’article 3). Les enveloppes sont ensuite décachetées lors de l’assemblée générale par les membres du bureau.
Si un membre absent choisit de renvoyer un bulletin de vote par correspondance par
Article 13.3 : Vote par procuration
Le vote par procuration est admis. Seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent être porteurs de procuration. Chaque membre électeur ne peut tenir plus de deux pouvoirs.
Article 14 : Déroulement de l’assemblée générale
Le président, assisté des membres du conseil d’administration, préside l’assemblée générale et expose la situation morale et financière de l’association.
Pour être valides, les décisions de l’assemblée générale ordinaire nécessite un quorum fixé au quart plus un des membres.
Ne devront être traités que les questions inscrites à l’ordre du jour. Toutes les délibérations sont soumises à vote.
Après épuisement de l’ordre du jour, il est procédé au renouvellement du bureau.
Article 15 : Convocation d’une assemblée générale extraordinaire
Si besoin est, ou sur la demande de la moitié des membres du conseil d’administration, ou du tiers des membres de l’association, le président convoque une assemblée générale extraordinaire.
TITRE IV : Ressources et comptabilité
Article 16 : Ressources de l’association
Les ressources de l’association comprennent :
- le montant des cotisations ; ce montant est fixé annuellement par l’assemblée générale ;
- les subventions de l’Etat, des départements, des communes, des établissements publics et privés ;
- toutes autres ressources ou subventions autorisées par les lois en vigueur.
Article 17 : Comptabilité de l’association
Il est tenu une comptabilité en recettes et en dépenses pour l’enregistrement de toutes les opérations financières. Le trésorier tient le registre spécial prévu par la loi du 1er juillet 1901. Les comptes sont vérifiés annuellement par un « contrôleur aux comptes » élu pour un an par l’assemblée générale. Il ne doit pas être membre de l’association. Il est rééligible.
TITRE V : Dissolution
Article 18.1 : Dissolution
La dissolution est prononcée au scrutin secret, par les deux tiers au moins des membres présents à l’assemblée générale extraordinaire, réunie à la demande du conseil d’administration.
Article 18.2 : Liquidation
L’assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs, chargés de la liquidation des biens de l’association, et dont elle détermine les pouvoirs. L’actif brut est attribué à une ou plusieurs associations poursuivant des buts similaires, et désignées nommément par l’assemblée générale.
Les archives de l’association seront proposées en don aux Archives Nationales du Monde du Travail au 78 boulevard du Général Leclerc à Roubaix.
TITRE VI : Règlement intérieur et formalités administratives
Article 19 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d’administration, qui le fait alors approuver par l’assemblée générale. Cet éventuel règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts.
Article 20 : Déclaration et publication
Le président ou les membres du conseil d’administration doivent accomplir toutes les formalités de déclaration et de publication prévues par le loi du 1er juillet 1901 et ses décrets, tant au moment de la création de l’association qu’au cours de son existence ultérieure.
Toute modification de ces présents statuts doit être examinée par le conseil d’administration, et validée en assemblée générale.
Fait à Lille, le 06 décembre 2007